Elektronske zidne novine
Maja Vlahović

Mnogi veruju da je vreme zidnih novina ili fabričkih listova kao i „zbora radnih ljudi“ davno prošlo. Interno komuniciranje medju pripadnicima neke organizacije bilo je drugačije u XX veku. Ali, najviše po formi. Suština se daleko sporije menja. Danas su nove forme i kanali internog komuniciranja u ofanzivi. Koristite ih, ali im udahnite dušu. I pametno. Jer tehnologija je ipak samo sredstvo.

„Kada želite prezentaciju rezultata istraživanja stavova zaposlenih?“, pita naš konsultant domaćeg tajkuna posle opsežnog istraživanja strategije komuniciranja i menadžmenta reputacije preduzete za njegovu kompaniju. „Moram li ja joj prisustvujem? Ja sam direktor, znam ja to. Recite šefovima sektora i drugima.“ Naravno, i sam je konačno pregledao prezentaciju i bio fasciniran podacima koje ona saopstava! To je bio prelomni momenat za promenu shvatanja interne komunikacije i uvodjenja novog ponašanja u frimi. A konačno, i radni elan je porastao, kao i profit. A počeli su sa – intranetom.

Yahoo, Skype, eBay, Massanger, MSN, blogovi. Nova „iPod generacija“ donela je sa sobom i nove medije i kanale komuniciranja. Tradicionalni kanali, odnosno „stari mediji“ kao što su televizija, štampa, radio i outdoor, pojavom interneta primorani su da se menjaju. Čak je i medijski tajkun Rupert Mardok zabrinut što njegovi mediji ne idu u susret digitalnim aktivnostima nove generacije. Stoga je njegova korporacija News izdvojila budžet od 2 milijarde dolara na kupovinu različitih internet portala kako bi ušla u novu medijsku trku.

Interaktivnost, multimedijalnost, veliki domet, brzina, mobilnost, direktno ciljanje, neformalnost, trodimenzionalnost i višečulnost – sve su to odlike novih komunikacionih kanala koji se menjaju i usavršavaju iz minuta u minut primoravajući i najkonzervativnije direktore i poslodavce da prihvate nove forme komuniciranja.

Ipak, podaci govore da previše direktora veruje u to da će komunikacija automatski biti bolja od onoga časa kada se primeni najmodernija informaciona tehnologija. Novoj tehnici ipak treba udahnuti i pamet i dušu.

„Tradicionalni mediji kao što su televizija, novine i časopisi u narednih 10 godina biće čitani i gledani preko interneta“, siguran je predsednik Microsofta Bil Gejts. Novi komunikacioni kanali štede vreme i pomažu da se posao obavi brže, ali, kako stručnjaci često znaju da kažu „Content is king!“ Savremeno doba nosi sa sobom previše informacija. Zavladala je svojevrsna „ekonomija pažnje“. Svaka informacija, vest, podatak, bori se za svoj prostor i pažnju konzumenata, a opstaje jedino ukoliko je validna i vredna. Kako bi apsurd bio veći, menadžere za komunikaciju trebalo bi da zabrine činjenica da su zaposleni uglavnom gladni za informacijama unutar kompanije. To je prilika koja bi se morala iskoristiti.

Viva le e-mail!

Svi su na Mreži. Brzina poslovanja i udaljenost direktora iz kancelarije je učinila da se i SMS sve više prihvata kao formalni kanal komunikacije. Mišel Peluso je izvršni direktor kompanije Travelocity i jedna je od rastućih zvezda korporativne Amerike. Peluso smatra da će zaposleni više biti zainteresovani za posao ukoliko su sigurni da lideri brinu o njima. Ona je poznata po tome što lično odgovori na svaki e-mail koji dobije od svojih zaposlenih, čak i ako je na putu ili na godišnjem odmoru. S obzirom da njena kompanija zapošljava 5000 ljudi širom sveta, ovo je priličan uspeh. Ipak, ovakvi direktori su prava retkost. E-mail predstavlja uspešnu priču moderne informacione tehnologije. To je kanal koji je ličan, brz, uverljiv, ponekada, neformalan, i prema svim istraživanjima omiljeni kanal komunikacije među zaposlenima. Istraživanje koje je sproveo AOL pokazuje da se njihovi poslovni korisnici oslanjaju na e-mail podjednako kao i na telefonsku komunikaciju. Svi AOL korisnici dnevno na čitanju i pisanju pošte provedu oko sat vremena, a pošta se proverava u svakoj prilici: za vreme sastanka, na plaži ili kupatilu.

Ušteda

Zašto se ne razumeju prodavci na terenu i njihovi menadžeri u kancelariji? Kako da koristimo prednosti centralne kancelarije koja je u drugoj zemlji? Zašto kasne informacije, a samim tim i sporije stižemo do zarade? To su bila neka od pitanja za preduzeće u Albaniji kojem smo sproveli analizu tokova informisanja. Cilj nam je bio jasno postavljen: doći do veće efikasnosti i – uštede.

Sprovedeno istraživanje i predloge su veoma brzo uveli. Opipljivi rezultati su došli već posle nekoliko meseci. Ne samo što se povećao protok informacija, već je uvođenje novog pristupa i novih kanala omogućilo i značajnu uštedu. To važi kako za velike firme, tako i male. Kompanija IBM je samo uvođenjem instant poruka u redovni sistem komunikacije još 2000. uštedela rekordnih 4 miliona dolara. Neke velike korporacije su, u cilju smanjenja troškova koje imaju zbog prekookeanskih poziva, uvele Skype sistem besplatnih razgovora. Otkriće voice ili video konferencija omogućilo je redovne brifinge direktora na globalnom nivou u okviru bilo koje multinacionalne kompanije. Međutim, primena savremenih sistema komuniciranja zahteva i dodatnu održavanje i tehničku podršku kao i više zaposlenih na obradi podataka. Pa tako i ambiciozni projekat intraneta ili veb portala iziskuje dodatno angažovanje novinara ili saradnika koji će pripremati materijale. Potrebna je „mala redakcija“, kao i poznavaoci grafike, preloma, pripreme i štampe. Intranet na domaćim prostorima još uvek predstavlja napredni vid komunikacije. Ali se zaposleni i u velikim i malim firmama često opredeljuju za internet instant poruke koje znatno doprinose brzini protoka informacija. Imajući u vidu da zvanična IT politika kompanija ume često da zabrani razne programe instant poruka kao i da su nažalost najčešće kanal za privatne poruke i poprilično gubljenje vremena, kada rukovodstvo svesno omogući takvu praksu – to je dokaz demokratičnosti na radnom mestu.

Interni cyber komunikacioni plan

Imate poslovne ciljeve organizacije? Imate strateški interni komunikacioni plan koji ih podržava? Strategiju poruka za raznorodne interne javnosti? OK. Vreme je za cyber comms plan. Zaposleni putem intraneta dobijaju raspored dnevnih sastanaka i informacije o poslu. Elektronski mesečni newsletter redovno čitaju svi zaposleni. Kada su van kancelarije, direktori primaju važne informacije putem SMS poruka i imaju obavezu da odgovore na njih u roku od sat vremena. Specijalna strana veb portala redovno se ažurira slikama i anegdotama sa konferencija, dogadjaja i internih proslava. Video konferencije održavaju se jednom nedeljno na nivou svih direktora regiona. Instant porukama komuniciraju zaposleni na svim nivoima. Možda bi baš ovako izgledao vaš cyber interni plan. Ali, iako kompjuter zabeleži rodjendan svakog saradnika i pošalje divne, unapred spremljene elektronske čestitke, srećan rodjendan ipak treba poželeti lično. Nema boljeg kanala lične komunikacije od očiju, glasa i dodira.
Veliki brat vas posmatra

U Britaniji se vodi velika polemika da li je etički kontrolisati i skenirati poštu zaposlenih. Parlament Novog Južnog Velsa je usvojio zakon kojim se poslodavcima zabranjuje da čitaju mejlove zaposlenih. Prema nacrtu zakona o kontroli na radnom mestu, poslodavci moraju da obaveste saradnike o mogućoj kontroli pre nego što pristupe pregledu korišćene pošte. Sveži podaci o otkazima zaposlenima u SAD govore da je čak trećina to učinila zbog narušavanja stroge politike slanja elektronske pošte. Ovo pravilo nalaže da svaki zaposleni koji pošalje e-mail sa poverljivom informacijom o organizaciji bude kažnjen ili otpušten sa posla. Zbog toga čak 44% kompanija upošljava ljude koji su zaduženi za kontrolisanje i skeniranje pošte koje izlazi iz kompanije. Poslodavci su takodje zabrinuti zbog čestog korišćenje blogova i instant poruka koje oni ne mogu efikasno da kontrolišu.

Nazad>>