Elektronsko pismo
Jasna Kuhar

Pisanje dobrog e-maila zahteva vašu usredsređenost na poruku koju šaljete i stavljanje u ulogu onoga koji će vašu poruku primiti. Poruka treba da bude jasna, kratka, sažeta, što je još važnije, treba da ostavi najbolji utisak o vama. Pre nego što pristupite pisanju jednog e-maila, razmislite o sledećem: Zašto uopšte pišete?

Uzmite u razmatranje alternative zbog kojih pišete e-mail, zašto ne telefonirate, ne ostavite poruku na telefonskoj sekretarici ili ne pošaljete fax ili pismo. Objasnite razlog vašeg kontaktiranja e-mailom. Ukoliko ne poznajete onoga kome šaljete e-mail, obraćajte se sa Vi, Vaša, Poštovani i trudite se da oslovljavate osobu kojoj se obraćate.

Ako imate više od jednog primaoca vaše poruke, uzmite u obzir da li ćete sve adresirati u polju Cc (carbon copy) ili u Bcc (blind carbon copy). Adresiranjem u polju Bcc, izbegavate mogućnost da primaoci poruka vide e-mail adrese ostalih primaoca i samim tim ne ugrožavate njihovu privatnost. Subject služi da opiše prirodu vaše poruke i treba da se trudite da to ispoštujete. U naslovu poruke uvek napišite značenje vaše pošte, jer ćete time u slučaju hitnosti biti prioritetni onome koji prima vašu poruku.

Što se tiče priloga (attachmenta) poruke, njihovo korišćenje treba ograničiti, jer će primaocu preuzimanje velikih fajlova sa interneta oduzeti više vremena. Isto tako, slanjem attachmenta rizikujete da, ukoliko ne naznačite šta je u tom fajlu, vaš prilog neće biti pogledan zbog straha od virusa. Treba imati na umu da nemaju svi primaoci isti softver na svojim računarima i da mnogi neće biti u mogućnosti da otvore različite tipove fajlova, poput Power Point prezentacija ili PDF dokumenata.

Kada započinjete pisanje, uvek naglasite kome pišete e-mail i trudite se da tekst počne pozdravom, jer ćete time postići ljubazan kontakt. Zapamtite da je e-mail formalniji od telefonskog razgovora, ali je mnogo manje formalan od poslovnog pisma što dozvoljava određenu dozu opuštenosti u komunikaciji. Budite prijateljski nastrojeni, ljubazni, uviđajni, držite se pravila pravopisa. Napravite razliku između slanja pošte prijateljima, poznanicima ili poslovnim partnerima. Sigurno nećete koristiti sleng izraze, smajlije i nestandardne znakove interpunkcije prilikom obraćanja poslovnim partnerima.

Poruka treba da bude čitljiva i sažeta. Držite se dva do tri kratka pasusa u kojima ćete opisati ko, šta, kada, gde i zašto pišete.

Ako postavljate više pitanja u e-mailu, može se desiti da će vaš primalac hteti odmah da odgovori na neku primamljivu ponudu ili na neki posao koji mu je u interesu i time zapostaviti druga pitanja. Takođe, neki poslovni ljudi primaju i do sto poruka dnevno i najmanje što im treba je opširan mail prepun nevažnih detalja. Zato budite što jednostavniji. Ako želite da vaš mail bude vredan čitanja, onda pravite razmak između pasusa zbog preglednosti, izbegavajte “fancy” tekstove sa podebljanim i iskrivljenim slovima i nikako ne pišite sve velikim ili sve malim slovima. Pisanje teksta samo velikim slovima može se protumačiti kao vikanje. Budite srdačni i prijatni i ako uhvatite sebe da pišete u besu neku poruku, stanite na sekund, minut, sat, koliko god da vam je potrebno, jer kada jednom kliknete na “Send” nema više povratka.

Kako biste izgledali profesionalno, morate redovno proveravati vaš “Inbox” da neko ne bi pomislio da ignorišete njegovu poruku. Proveravanje e-maila treba da vam postane kao i proveravanje telefonske sekretarice ili poštanskog sandučeta. Uvek pružite što brži odgovor, jer ćete odugovlačenjem iznervirati onoga koji ga čeka, a i odgovorom ćete dati do znanja da ste primili poruku. Ukoliko je odugovlačenje neizbežno, onda u vašem pismu objasnite zašto je tako i izvinite se zbog dužeg čekanja.

Ukoliko pišete na engleskom jeziku, izvršite spellchecking (u Outlook-u pritiskom na F7 na tastaturi) pre nego što pošaljete nekome mail. Ovaj postupak ne traje dugo i time ćete poštedeti sebe neprijatnosti zbog eventualnih pravopisnih grešaka. Dužina poruke ne treba da prelazi visinu dva ekrana bez opravdanog razloga, jer predugačke poruke neće zadržati pažnju mnogih primaoca. Na kraju, ne zaboravite da se potpišete punim imenom i prezimenom, zanimanjem i kontakt adresom i telefonom, jer niste jedina osoba koja šalje poštu.

Nazad>>